En numerosos ámbitos empresariales, institucionales, educativos y sociales, cada vez es más frecuente la realización de reuniones o encuentros virtuales.
La pandemia de la COVID-19 solo vino a impulsar lo que ya era una tendencia imparable en nuestra sociedad debido, entre otras razones, a las necesidades propias del teletrabajo o la gestión de equipos. En este sentido, las plataformas de gestión de meetings son, sin duda alguna, unas herramientas que ahorran tiempo y dinero.
La organización de meetings
Es probable que a priori la organización de una reunión virtual pueda parecer algo sencillo. Un ejemplo clásico sería crear un enlace a una reunión virtual mediante herramientas como Meet o Zoom y enviarlo a las personas a las que se convoca a través de un correo electrónico.
Sin embargo, muy pronto surgen los problemas y los temidos “ladrones de tiempo”, sobre todo si se están organizando reuniones con numerosas personas de diferentes departamentos, empresas o ámbitos.
En primer lugar, hay que coordinar el envío del enlace a través de la agenda de contactos del correo electrónico, después hay que responder a las personas a quienes no les va bien la fecha y la hora propuestas, y, a continuación, gestionar los flujos de información para consensuar una nueva fecha, etc.
Por fortuna, existen desde hace algunos años numerosas herramientas de gestión de meetings que facilitan la organización de eventos y reuniones.
¿Qué son y qué permiten hacer?
Las herramientas de gestión de meetings son softwares que centralizan y simplifican la organización de reuniones o eventos y que ahorran numerosos pasos a los gestores.
Gracias a ellas, los organizadores pueden automatizar gran parte de los procesos necesarios para la realización de una reunión, como la elección de una fecha y hora convenientes para todos los convocados o el envío de recordatorios de forma automática.
Herramientas de gestión actuales
Las plataformas de gestión presentes en el mercado son numerosas. Esta competencia ha contribuido a una mejora continua tanto de las prestaciones como de la usabilidad de dichos softwares.
Entre las numerosas opciones, cabe destacar dos por sus excelentes prestaciones y continuo crecimiento. Una de ellas es Calendly, una de las plataformas más populares de los últimos años, con más de diez millones de usuarios, y la otra es Microsoft Teams, creada por el conocido gigante de la informática.
Teams y Calendly, opciones excelentes
Microsoft Teams es una de las mejores plataformas de gestión de meetings del mercado actual. Desarrollada por la multinacional americana Microsoft, se dirige principalmente a los ámbitos de la empresa, la educación y el hogar.
Cada usuario puede elegir entre diversos planes en función de sus necesidades. Además de la versión gratuita, existen los siguientes productos, cada uno con diferentes funcionalidades: Essentials, Empresa Básico y Empresa Estándar.
Otro elemento que cabe destacar es la facilidad con la que se puede crear una reunión o evento y hacer su seguimiento, así como la claridad y sencillez de su interfaz.
Por su parte, con más de diez millones de clientes en todo el mundo, Calendly es una de las plataformas de gestión de meetings más veteranas y populares del sector, con clientes tan relevantes como L’Oréal o ebay, entre otros. A través de esta herramienta, tan solo necesitarás tres sencillos pasos para preparar un evento o reunión y hacer un seguimiento automatizado:
- Crear unas sencillas reglas para elegir las preferencias en cuanto a disponibilidad.
- Compartir el enlace entre los convocados.
- Recibir las reservas.
Entre sus prestaciones principales, cabe destacar la simplificación de las reuniones, pues Calendly solo propone horarios adaptados a la disponibilidad de todas las personas convocadas. Tal como se señala en su web, la herramienta “elimina el problema del intercambio de correos electrónicos para que pueda dedicar más tiempo a su trabajo”.
La versatilidad de la plataforma también se evidencia en su adaptabilidad al usuario, ya que dispone desde una versión gratuita para particulares hasta la posibilidad de un servicio personalizado para una gran empresa o entidad.
Por esta razón, es óptima tanto para el profesional individual en su relación con sus clientes como para empresas grandes, sin olvidar tampoco las opciones que ofrece a las pequeñas y medianas empresas, así como a organizaciones, instituciones o entidades de todo tipo.
La gama de funciones de la herramienta también es muy amplia y responde a las necesidades que se les pueden plantear a los diversos clientes. Así, Calendly propone diversos planes, desde el Basic, gratuito, hasta el personalizado, pasando por los planes intermedios Essentials, Professional y Equipos.
Otro elemento destacable de la plataforma, al igual que Teams, es la claridad y sencillez de su interfaz, muy intuitiva y comprensible. De este modo, cada usuario puede encontrar aquello que necesita de una forma rápida y cómoda.
Por todo ello, desde Big Bang Food aconsejamos a nuestros clientes el uso de Calendly.
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